Prompts de Governança

O que este módulo governa

Reúne prompts operacionais para desenhar políticas, campos, sigilo, revisão, retenção e responsabilidades de governança documental.

Usar prompts de governança para acelerar definições normativas sem perder rigor metodológico.

prompts-de-governanca ? Politica-documental ? Campos-obrigatorios ? Sigilo ? Retencao

Função

Reúne prompts operacionais para desenhar políticas, campos, sigilo, revisão, retenção e responsabilidades de governança documental.

Etapa do framework

Jornada: governance — Intenção: execute

Valor para IA

Use esta nota quando a tarefa exigir prompts de governança dentro da camada 00 do Framework archeLAB. Ela ajuda agentes a entender o objetivo do módulo, quando acioná-lo, quais módulos se conectam e como interpretar sua base metodológica.

Finalidade do módulo

Este módulo reúne os prompts oficiais do Framework archeLAB para definição e fortalecimento da governança documental e estrutural da empresa.

Seu objetivo é transformar a governança em algo aplicável, claro, proporcional e operacional, e não apenas em uma política abstrata que ninguém usa.

Papel dos prompts de governança

Esses prompts devem ajudar a empresa a responder:

• Quais regras documentais precisam existir
• Quais campos são obrigatórios
• Quem cria, revisa e aprova
• Como nomear documentos
• Como controlar versões
• Como classificar sigilo
• Como reter, arquivar e descartar
• Como manter a estrutura viva ao longo do tempo

Quando usar este módulo

Os prompts de governança devem ser usados:

• Após o desenho inicial da estrutura
• Antes da migração completa de conteúdo
• Antes de ativar automações mais sensíveis
• Quando houver risco de caos documental
• Quando a empresa precisar formalizar revisão, retenção ou sigilo
• Quando a estrutura precisar virar padrão institucional

Estrutura padrão dos prompts

Cada prompt deste módulo deve conter:

• Objetivo
• Contexto de uso
• Entrada esperada
• Prompt completo
• Saída esperada

Prompt 1. Criar política documental

Objetivo

Gerar a política documental base da empresa.

Contexto de uso

Quando a empresa já possui estrutura definida, mas ainda não formalizou regras oficiais.

Entrada esperada

• Estrutura atual
• Porte
• Maturidade
• Risco regulatório
• Principais tipos documentais

Prompt completo

Atue como especialista em governança documental e information governance.

Crie a política documental base da empresa abaixo.

A política deve definir:
1. objetivos da governança
2. escopo de aplicação
3. responsabilidades
4. regras de criação
5. regras de revisão
6. regras de arquivamento
7. regras de retenção
8. regras de descarte
9. níveis de sigilo
10. relação com a estrutura organizacional
11. relação com taxonomia e IA
12. mecanismos mínimos de controle

Entregue a política em linguagem clara, formal e aplicável.

Contexto da empresa:
[colar informações]

Saída esperada

• Política documental inicial completa
• Regras estruturadas e aplicáveis

Prompt 2. Definir campos obrigatórios

Objetivo

Estabelecer os metadados mínimos da empresa.

Contexto de uso

Quando a empresa precisa padronizar seus arquivos, documentos e registros.

Entrada esperada

• Contexto da empresa
• Tipos documentais
• Nível de governança desejado

Prompt completo

Atue como arquiteta de metadados e governança documental.  
  
Defina os campos obrigatórios universais para os documentos da empresa abaixo.  
  
A resposta deve:  
1. listar os campos mínimos  
2. explicar para que cada campo serve  
3. separar campos universais de campos condicionais  
4. indicar quais campos são críticos para IA  
5. indicar quais campos são críticos para auditoria  
6. indicar quais campos são críticos para ciclo de vida  
  
Entregue:  
- tabela de campos  
- definição de cada campo  
- obrigatoriedade  
- aplicação por tipo documental  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Tabela de metadados
• Hierarquia de obrigatoriedade
• Uso por auditoria e IA

Prompt 3. Definir níveis de sigilo

Objetivo

Criar critérios para controle de acesso e sensibilidade documental.

Contexto de uso

Empresas com documentos jurídicos, financeiros, estratégicos, técnicos ou pessoais sensíveis.

Entrada esperada

• Setores
• Tipos documentais
• Contexto regulatório
• Estrutura de acesso existente

Prompt completo

Atue como consultora de governança da informação e segurança documental.  
  
Defina os níveis de sigilo da empresa abaixo.  
  
Sua resposta deve:  
1. criar uma escala de sigilo  
2. definir critérios de classificação  
3. indicar exemplos por tipo documental  
4. indicar áreas mais sensíveis  
5. sugerir controles mínimos por nível  
6. indicar riscos de classificação incorreta  
  
Entregue:  
- níveis de sigilo  
- critérios  
- exemplos  
- controles mínimos  
- riscos  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Níveis de sigilo
• Critérios de uso
• Recomendações por área

Prompt 4. Definir responsáveis

Objetivo

Atribuir dono e responsabilidade documental por área e tipo de documento.

Contexto de uso

Quando a estrutura existe, mas os documentos ainda estão órfãos.

Entrada esperada

• Organograma
• Áreas
• Tipos documentais
• Níveis de liderança

Prompt completo

Atue como consultora de governança organizacional.  
  
Defina a matriz de responsabilidade documental da empresa abaixo.  
  
A resposta deve indicar:  
1. quem cria  
2. quem mantém  
3. quem revisa  
4. quem aprova  
5. quem consome criticamente  
6. onde há risco de documento sem dono  
7. como atribuir responsabilidade por área e tipo documental  
  
Entregue:  
- matriz de responsabilidade  
- recomendações por área  
- lacunas percebidas  
- modelo de owner documental  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Matriz de ownership documental
• Lacunas de responsabilidade
• Distribuição sugerida

Prompt 5. Definir revisão documental

Objetivo

Criar política de revisão periódica e por evento.

Contexto de uso

Quando a empresa precisa impedir envelhecimento silencioso da informação.

Entrada esperada

• Classes documentais
• Criticidade
• Maturidade da empresa

Prompt completo

Atue como especialista em ciclo de vida documental.  
  
Crie a política de revisão dos documentos da empresa abaixo.  
  
Defina:  
1. quais classes documentais exigem revisão periódica  
2. quais classes exigem revisão por gatilho  
3. periodicidade recomendada  
4. responsáveis pela revisão  
5. sinais de vencimento documental  
6. critérios de atualização  
7. risco de não revisar cada classe  
  
Entregue:  
- matriz de revisão  
- lógica por classe documental  
- recomendações de rotina  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Política de revisão
• Periodicidade por classe
• Gatilhos de atualização

Prompt 6. Definir retenção documental

Objetivo

Estabelecer por quanto tempo cada classe documental deve ser mantida.

Contexto de uso

Empresas com necessidade de histórico, auditoria, regulação ou grande volume documental.

Entrada esperada

• Tipos documentais
• Contexto jurídico
• Criticidade histórica
• Contexto do negócio

Prompt completo

Atue como consultora de retenção documental e governança da informação.  
  
Defina a política de retenção da empresa abaixo.  
  
A resposta deve:  
1. classificar classes documentais  
2. indicar tempos de retenção sugeridos  
3. indicar critérios de retenção histórica  
4. indicar critérios de retenção operacional  
5. indicar quando migrar para arquivo morto  
6. indicar quando o descarte pode ser considerado  
7. sinalizar classes de maior sensibilidade  
  
Entregue:  
- matriz de retenção  
- justificativas  
- riscos de retenção inadequada  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Matriz de retenção
• Orientação por classe
• Lógica de arquivamento e descarte

Prompt 7. Criar regras de arquivamento

Objetivo

Definir o que sai da área ativa, quando e para onde vai.

Contexto de uso

Quando a empresa já começou a acumular histórico.

Entrada esperada

• Classes documentais
• Estados possíveis
• Estrutura de arquivo morto

Prompt completo

Atue como especialista em ciclo de vida e arquivamento documental.  
  
Crie as regras de arquivamento da empresa abaixo.  
  
Defina:  
1. o que é documento ativo  
2. o que é documento histórico  
3. o que é documento obsoleto  
4. o que é backup organizado  
5. quando cada item deve mudar de estado  
6. qual o destino correto dentro do arquivo morto  
7. quais riscos surgem quando ativo e histórico se misturam  
  
Entregue:  
- política de arquivamento  
- critérios de mudança de estado  
- relação com arquivo morto  
- riscos  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Política de arquivamento
• Critérios por estado
• Relação com 99_Arquivo_Morto

Prompt 8. Criar padrão de nomenclatura

Objetivo

Formalizar a lógica de nomes de pastas, subpastas e documentos.

Contexto de uso

Quando a empresa sofre com nomes caóticos ou inconsistentes.

Entrada esperada

• Estrutura atual
• Exemplos de nomes existentes
• Contexto da empresa

Prompt completo

Atue como especialista em nomenclatura documental e arquitetura da informação.  
  
Crie o padrão oficial de nomenclatura da empresa abaixo.  
  
Sua resposta deve:  
1. definir princípios de nomeação  
2. definir o que é permitido  
3. definir o que deve ser evitado  
4. sugerir padrões por tipo documental  
5. sugerir padrões por área  
6. indicar exemplos corretos e incorretos  
7. alinhar a nomenclatura com taxonomia e IA  
  
Entregue:  
- política de nomenclatura  
- padrões por classe  
- exemplos práticos  
- riscos de nomes ruins  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Política de nomes
• Padrões aplicáveis
• Exemplos bons e ruins

Prompt 9. Criar política de versões

Objetivo

Evitar caos de múltiplas versões concorrentes.

Contexto de uso

Empresas com revisões frequentes, documentos críticos ou grande volume de atualização.

Entrada esperada

• Tipos documentais
• Rotina de revisão
• Contexto atual de versionamento

Prompt completo

Atue como consultora de versionamento documental.  
  
Crie a política de versões da empresa abaixo.  
  
Defina:  
1. quando um documento é nova versão  
2. quando é simples atualização  
3. como identificar versão válida  
4. como tratar versão substituída  
5. quando mover para obsoleto ou antigo  
6. como evitar múltiplas versões paralelas  
7. quais classes documentais exigem maior rigor  
  
Entregue:  
- política de versões  
- regras de substituição  
- tratamento do histórico  
- riscos de versionamento fraco  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Política de versionamento
• Regra de validade
• Tratamento do histórico e obsolescência

Prompt 10. Criar mapa de donos por área

Objetivo

Consolidar ownership estrutural das áreas do framework e da operação.

Contexto de uso

Quando a empresa precisa garantir que cada módulo tenha responsável.

Entrada esperada

• Organograma
• Estrutura de áreas
• Owners existentes
• Lacunas percebidas

Prompt completo

Atue como consultora de governança organizacional.  
  
Crie o mapa de donos por área da empresa abaixo.  
  
A resposta deve:  
1. atribuir owner principal para cada área  
2. sugerir owner secundário quando necessário  
3. indicar áreas com owner ausente  
4. indicar áreas com ownership excessivamente centralizado  
5. indicar riscos de continuidade  
6. sugerir modelo de responsabilização para manutenção da estrutura  
  
Entregue:  
- mapa de donos  
- áreas críticas  
- lacunas  
- recomendações de sustentação  
  
Contexto:  
[colar informações]

Saída esperada

• Owner map
• Áreas órfãs
• Riscos de centralização ou ausência

Regras de uso dos prompts de governança

• Usar após diagnóstico e desenho inicial da estrutura
• Adaptar profundidade à maturidade real da empresa
• Manter proporcionalidade entre controle e capacidade de sustentação
• Registrar sempre a decisão final em documento mestre
• Revisar periodicamente as regras definidas

Erros comuns

• Criar governança impossível de manter
• Copiar política enterprise para empresa pequena
• Não definir dono
• Ignorar retenção e ciclo de vida
• Confundir sigilo com desorganização
• Pensar em IA sem metadado mínimo

Conclusão

Os Prompts de Governança existem para transformar a arquitetura em sistema sustentável.

Sem eles, a empresa até consegue nascer organizada, mas tende a se deteriorar com o tempo.

Com eles, a estrutura ganha regras, responsabilidade, retenção, revisão e capacidade de continuar útil à medida que a empresa cresce.